Projektsteuerung und -Überwachung: Qualität und Kontrolle aus einer Hand

Bei jedem Sanierungs- oder Neubauprojekt in der Wasserversorgung gibt es eine zentrale Figur: die Person, die alle Fäden in der Hand hält – verantwortlich für die Projektsteuerung und -überwachung.

Diese Aufgabe ist weit mehr als nur Organisation: Es geht darum, die Kosten präzise zu kalkulieren, gemeinsam mit den Expert*innen im Team eine realistische und verlässliche Zeitplanung zu erstellen und sicherzustellen, dass alles im Rahmen bleibt – sowohl zeitlich als auch finanziell. Vor allem aber gilt es, das Zusammenspiel der Gewerke bzw. Fachplaner zu organisieren und insbesondere inhaltlich dafür zu sorgen, dass eine Lösung „aus einem Guss“ entsteht bzw. das ursprüngliche Projektziel genau erreicht wird.

Der oder die Projektsteuerer*in ist die kommunikative Drehscheibe des Projekts. Sie gewährleistet einen reibungslosen Informationsfluss – sowohl intern innerhalb des Projektteams als auch extern in Richtung unserer Kundinnen und Kunden. Proaktiv informiert sie über mögliche Verzögerungen oder Änderungen im Ablauf und arbeitet gemeinsam mit dem Team an Lösungen, die das Projekt auf Kurs halten.

Projektsteuerung übernimmt daher keine Fachplanungsaufgabe, ist bzgl. der Fachplaner-Interessen neutral und bringt sich fachlich kompetent, mit viel Projekterfahrung im speziellen Fachgebiet, ins Projekt ein. Damit ist Projektsteuerung weit mehr als eine Verwaltungsaufgabe.

Ob es darum geht, Informationen einzuholen, organisatorische Aufgaben zu übernehmen oder den Überblick zu bewahren – die Projektsteuerung und -überwachung ist das Herzstück jedes erfolgreichen Bauprojekts. Diese Leistung wird mit einem transparenten Honorar vergütet, das nach den Vorgaben des AHO (Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung) geregelt ist.

Dabei sind durchaus auch Teilleistungen aus dem umfassenden Katalog erbringbar, z. B. in Ergänzung bauseitiger Leistungserbringung, etwa durch die Verwaltung des Kunden selbst.

Welche Leistungen werden vom Projektsteuerer erbracht?

Die AHO definiert die Projektsteuerung klar und strukturiert in fünf Projektphasen – von der ersten Vorbereitung bis hin zum erfolgreichen Abschluss. Jede Phase ist mit festgelegten Kosten- und Zeitrahmen verbunden, die als Orientierung für eine effiziente Projektabwicklung dienen.

Zusätzlich werden die Leistungen des Projektsteuerers in sogenannte „Handlungsbereiche“ unterteilt, die die Aufgaben noch präziser beschreiben und strukturieren.

Die fünf Projektphasen nach AHO:

1. Projektvorbereitung:
   Hier werden die Grundlagen für das Projekt gelegt, Rahmenbedingungen definiert und erste Entscheidungen getroffen. Kundenvorgaben und -wünsche fließen in eine erste Aufgabenliste ein. Über den Einsatz eines BIM wird beraten.
2. Planung:
   In dieser Phase wird das Projekt konkretisiert, Pläne erstellt und die Umsetzung vorbereitet. Dabei stehen die Vorgaben des Kunden in einem Lastenheft. Die Bauzeit wird strukturiert. Benötigte Haushaltsmittel werden abgeschätzt.
3. Ausführungsvorbereitung:
   Die Vergabeverfahren werden strukturiert, und der Vergabeterminplan wird mit allen Beteiligten abgestimmt. Dabei wird z. B. auch Rücksicht genommen auf mögliche Förderverfahren. Der Inhalt von Planungen wird koordiniert und überwacht, sowie auf die Übereinstimmung mit den Zielvorgaben gecheckt.
4. Ausführung:
   Die eigentliche Bauphase, in der die Umsetzung überwacht und gesteuert wird. Die Projektsteuerung vertritt übergreifend die Interessen des Kunden. Es erfolgt auch eine verwaltungsseitige bzw. kaufmännische Überwachung.
5. Projektabschluss:
   Der Fokus liegt auf der Abnahme des Projekts und der anschließenden Inbetriebnahme. Abschließend werden auch Verwendungsnachweise für mögliche Förderverfahren koordiniert. Mit der Inbetriebnahme wird Wert auf die Einhaltung der Zielvorgaben, z. B. Funktion, Wirkungsgrade, Störungsverarbeitung und Prozess-Stabilität gelegt.

Die Handlungsbereiche des Projektsteuerers:

• A: Organisation, Information, Koordination und Dokumentation
• B: Qualitäten und Quantitäten
• C: Kosten und Finanzierung
• D: Termine, Kapazitäten und Logistik
• E: Verträge und Versicherungen

Diese klare Struktur ermöglicht es, die komplexen Aufgaben der Projektsteuerung effizient zu organisieren und sicherzustellen, dass jedes Bauprojekt reibungslos und erfolgreich umgesetzt wird.

Die fünf Phasen der Projektsteuerung nach AHO

Projektphase 1: Projektvorbereitung

Am Anfang jedes Projekts steht die sorgfältige Vorbereitung – die Grundlage für einen reibungslosen Ablauf. In dieser Phase sammelt der Projektsteuerer alle relevanten Informationen, wie den Standort des zu sanierenden Objekts, die Anzahl der betroffenen Gebäude oder Gewerke sowie alle notwendigen Unterlagen.

Als Kunde spielen Sie hier eine zentrale Rolle: Ihre Aufgabe ist es, alle verfügbaren Informationen bereitzustellen und für Rückfragen zur Verfügung zu stehen. Gleichzeitig wird in dieser Phase der Kostenrahmen definiert und geprüft, ob Fördergelder in Anspruch genommen werden können. Eine gründliche Projektvorbereitung ist der Schlüssel für den späteren Erfolg.

Insbesondere diktieren Sie als Kunde und i. d. R. auch Betreiber der künftigen Anlage Ihre Vorstellung, Wünsche und Vorgaben in ein Lastenheft, das in der folgenden Phase weiter verdichtet wird. Damit hat der Projektsteuerer Ihre Vorgaben an der Hand, diese umzusetzen.

Durch den Projektsteuerer wird zudem der Prozess der Meinungsbildung und Entscheidungsfindung im Entscheidungsgremium begleitet, bis zur Beschlussfassung.

Der Projektsteuerer berät hier ganzheitlich, fachlich und politisch kompetent und mit großer Projekterfahrung aus vergleichbaren Maßnahmen.

Projektphase 2: Planung

In der Planungsphase werden die gesammelten Informationen strukturiert und in einen konkreten Zeit- und Kostenplan überführt. Dabei werden auch mögliche Fördermittel / Förderprogramme berücksichtigt.

Alle erforderlichen Planungsleistungen bzw. -gewerke werden eingehend technisch beschrieben. Darauf ergibt sich zudem die Gliederung in die grundlegenden Leistungen nach HOAI – Grundleistungen und Besondere Leistungen. Diese werden zudem bereits kontingentiert und in einem Bauzeitenplan mit mehreren Ebenen festgeschrieben.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist das Einholen aller erforderlichen behördlichen Genehmigungen, um sicherzustellen, dass das Projekt ohne Verzögerungen starten kann.

Zur Sicherstellung des Einsatzes von Mitteln vorab einer Genehmigung kann eine Bauvoranfrage sinnvoll sein.

Zudem wird ggf. ein Bemusterungsplan erstellt, der die Auswahl von Materialien und Ausstattungen festlegt. Gerade derlei Kataloge technischer Standards geben nicht nur die Vorstellungen des Kunden wieder, sondern stellen auch das funktionale Zusammenspiel aller Komponenten in der künftigen Anlage sicher. Damit ist dies weit mehr als ein Produktkatalog. Diese Phase legt den Fahrplan für die Umsetzung und sorgt für Klarheit bei allen Beteiligten. Die Struktur des Projekts nach Gewerken wird konkretisiert. Zudem werden Besonderheiten, z. B. Arbeiten während eines laufenden Betriebs, konzeptionell erfasst.

Projektphase 3: Ausführungsvorbereitung

In der dritten Phase unterstützt der Projektsteuerer bei Bedarf das Vergabeverfahren, um die passenden Dienstleister für die Umsetzung des Projekts zu finden. Dieser Leistungsteil erscheint immer wichtiger, entsteht hier doch die Basis für die Vergabe der Hauptplanungsleistungen, aber auch der Nebengewerke wie z. B. Voruntersuchungen, Sicherheitstechnische Abnahmeprüfungen oder SiGe-Koordination.

Hierbei werden Angebote eingeholt, geprüft und die Vergabe koordiniert. Die benötigten Vergabeverfahren werden vorab mit der Rechtsaufsicht sowie dem Entscheidungsgremium bestimmt. Vorausgehend werden zudem bei den Vergabeverfahren die Vergabekataloge eingehend erarbeitet. Mögliche ex-Ante-Veröffentlichungen werden aufgesetzt.

Schließlich erfolgt auch eine Begleitung der Vergaben, v. a. bei fachlicher Prüfung und Vergabeverhandlung.

Darüber hinaus werden in dieser Phase kritische Meilensteine definiert, die den Fortschritt des Projekts messbar machen: der Projektzeitenplan wird konkretisiert. Nach der Auswahl der ausführenden Dienstleister/Fachplaner wird die Kostenplanung im Detail finalisiert, um eine präzise Grundlage für die Ausführung zu schaffen. Hier ist u. a. die DIN 276 in ihrer Kostenstruktur maßgebend auch in der Ausschreibung.

Projektphase 4: Ausführung

Jetzt geht es an die Umsetzung! In der Ausführungsphase sorgt der Projektsteuerer dafür, dass alles nach Plan verläuft. Die Einhaltung von Zeit- und Kostenrahmen steht dabei im Fokus.

Alle Fachplaner, aber auch die Auftragnehmer in den begleitenden Gewerken über die Planungszeit bis zur Ausführung, stehen unter dem wachen Auge des Projektsteuerers.

Rapporte über den Projektfortschritt sind ebenso zu erbringen wie Abschlagsrechnungen nach Fortschritt und ggf. paketweise die Einreichung von Verwendungsnachweisen zum Fördermittelerhalt. Preiskalkulationsphasen für die Arbeitspreise der Wasser- und Abwassersparte können in den Projektzeitraum fallen und müssen berücksichtigt werden.

Weiter sind auch unvorhergesehene Umstände wie z. B. Nachträge, Verzögerungen, Ausfälle, Firmeninsolvenzen als auch Anpassungen der Mehrwertsteuer u.v.m. zu berücksichtigen.

Ein weiterer zentraler Aspekt ist daher das frühzeitige Erkennen und Lösen von Problemen, bevor sie den Projektfortschritt gefährden. Der Projektsteuerer hält sowohl das Projektteam als auch die Kund*innen stets proaktiv auf dem Laufenden und sorgt für eine transparente Kommunikation.

Projektphase 5: Projektabschluss

Nach der Fertigstellung des Projekts folgt eine ebenso wichtige Phase: der Abschluss. Hier wird das gesamte Projekt reflektiert. Gab es Probleme, Mängel oder Verzögerungen? Der Projektsteuerer überprüft, ob alle im Projektplan definierten Ziele erreicht wurden, und sammelt Feedback von allen Beteiligten. Besonders wichtig sind hier Funktionsüberprüfungen, Nachprüfung bei z. B. gesteckten Zielen zur Energieeffizienz oder auch Stresstests für die neue Anlage. Diese Erkenntnisse werden nicht nur genutzt, um zukünftige Projekte noch effizienter und erfolgreicher zu gestalten, sondern fließen auch ein in die Schlussabnahmen und Gewährleistungsphasen. Der Projektabschluss ist somit nicht nur die Übergabe in den Betrieb unter der Führung des Kunden, sondern auch der Startpunkt für kontinuierliche Verbesserung.

Was macht einen guten Projektsteuerer aus?

Die Qualität eines Projektsteuerers zeigt sich nicht nur in der fachlichen Kompetenz, sondern auch in der Art und Weise, wie er oder sie mit Ihnen zusammenarbeitet. Hier sind einige Fragen, die Ihnen helfen, die Leistung Ihres beauftragten Büros zu bewerten:

• Erreichbarkeit und Kommunikation:
  Ist Ihr Projektsteuerer im Rahmen der vereinbarten Bürozeiten bzw. Betreuungs- und Präsenzzeiten zuverlässig erreichbar? Werden Sie proaktiv und regelmäßig über Fortschritte, Probleme oder wichtige Meilensteine informiert?
• Moderne Kommunikationsmittel:
  Nutzt das Büro moderne, DSGVO-konforme Kommunikationslösungen? Ist Ihr Projektsteuerer bei Bedarf auch per sicherer Videokonferenz für Sie da?
• Transparenz bei Kosten und Zeitplan:
  Sind die Kosten und der Zeitplan für Sie nachvollziehbar und transparent? Werden Änderungen klar kommuniziert, und können Sie die Argumente und Erklärungen des Projektsteuerers gut verstehen?
• Erfahrung und Referenzen:
  Verfügt Ihr Projektsteuerer über Erfahrung mit ähnlichen Sanierungs- oder Neubauprojekten in der Wasserversorgung? Ist Ihr Projektsteuerer fachlich kompetent im Bereich der Ver- oder Entsorgung? Kann er oder sie mit aussagekräftigen Referenzen überzeugen und auch über die konkrete Maßnahme hinaus beraten?
• Fördermittel-Expertise:
  Wie gut kennt sich Ihr Projektsteuerer mit Fördermöglichkeiten aus – sei es auf regionaler, Landes-, Bundes- oder EU-Ebene? Werden Sie aktiv auf relevante Förderprogramme hingewiesen, die Sie als Kommune oder Zweckverband nutzen könnten?

Ein guter Projektsteuerer zeichnet sich durch Verlässlichkeit, Transparenz und eine klare, verständliche Kommunikation aus. Er oder sie sollte nicht nur fachlich überzeugen, sondern auch als vertrauensvoller Partner an Ihrer Seite stehen. Damit stellen Sie die Frage, ob zwischen Ihnen und Ihrem Projektsteuerer ein Vertrauensverhältnis besteht. Hier spielen auch persönliche Aspekte eine ganz übergeordnete Rolle.

Wie viel kostet Projektsteuerung und -Überwachung?

Die Kosten für die Projektsteuerung und -überwachung richten sich nach den Leitlinien des AHO und werden nicht pauschal, sondern individuell vereinbart. Sie basieren auf den anrechenbaren Projektkosten, die sich hauptsächlich aus den Kostengruppen 200 bis 700 der DIN 276 zusammensetzen. In der Regel werden die Honorare als Prozentsatz dieser Kosten berechnet.

Dabei gilt: Der Umfang und die Komplexität des Projekts sowie mögliche zusätzliche Leistungen haben einen maßgeblichen Einfluss auf die Höhe der Kosten. Ein einfaches Projekt mit klaren Strukturen erfordert weniger Aufwand als ein komplexes Vorhaben mit vielen Beteiligten und variablen Rahmenbedingungen.

Eine transparente und nachvollziehbare Kostenstruktur ist dabei essenziell, um sicherzustellen, dass Sie als Kunde genau wissen, wofür Sie bezahlen.